קבלת ההחלטה על בחירת האסטרטגיה למחוברות עובדים
כמו בכל תכנית לשיפור או לשינוי, הנהלת הארגון או הנהלת החטיבה, שקבלו החלטה על ביצוע תהליך של מחוברות עובדים, יחליטו מהם הכיוונים האסטרטגיים של התוכנית, לאור הצרכים שהתעוררו; האם תכנית המחוברות תהייה מוכוונת לשיפור יעדים בתחום משאבי אנוש, או תכנית מוכוונת לשיפור יעדים עסקיים ותפעוליים? חשוב לזכור, שכל תכנית למחוברות תהייה בסופו של דבר מוכוונת אנשים, אבל ההובלה, הדגשים, היעדים והמדדים, יהיו שונים בהתאם לכיוון שנבחר.
מה יניע את ההנהלה לבצע תוכנית למחוברות עובדים ?
- תוצאות של סקרים שונים שבוצעו עי משאבי אנוש , כמו סקר שביעות רצון , סקרי תקשורת ואחרים שהצביעו על
נקודות תורפה בגורמים החשובים בתרבות הארגונית; שיעור נמוך של עובדים מרוצים , מחוברים ,שייכים או
גאים במקום העבודה.במקרה כזה ,הדגש האסטרטגי בתוכנית המחוברות יהיה כמובן על שיפור גורמים אלה. - החלטה של מנכ"ל או סמנכ"לים לנושאי ליבה כמו ; חדשנות , תפעול, איכות, בטיחות או ציות, לחזק את רמת
המחוברות של עובדיהם לתהליכים אלה, לאור בעיות שונות כמו ; ירידה ברמת הביצועים, ירידה בתפוקות ,אי
עמידה ביעדים הביצועיים, עליה בתקלות איכות או בטיחות ועוד. במקרים אלה הדגש האסטרטגי יהיה בכיוון
העסקים והתפעול .
תוכניות הממוקדות באסטרטגיית משאבי אנוש עשויות לטפל בנושאים הבאים:
- חיזוק התקשורת הפנים ארגונית ע"י חיבור למדיניות , לשגרות ולנוהלי התקשורת הפנים ארגונית.
- חיבור לתוכניות שינוי בתחומים ארגוניים, החל ממדיניות שכר ודירוג וכלה בתוכניות לשיתוף פעולה פנים ארגוני ולהסרת חסמים ביורוקרטיים.
- חיזוק מותג המעסיק.
- טיפוח הטלנטים בארגון.
- בניית הצעות תגמול לחיזוק המוטיבציה של העובד.
- ביצוע מדיניות למניעת נטישת עובדים.
- יצירת חוויית עובד ושיפור הצעת ערך.
- שימור עובדים.
- חיזוק תקשורת משאבי אנוש.
תוכניות הממוקדות באסטרטגיה התפעולית עסקית עשויים לשים דגש על הנושאים
הבאים:
- שיפור העסקים ורמת הביצועים, כמו: שינויים עסקיים אסטרטגיים, מיזוגים ורכישות, חיזוק תרבות של חדשנות, הטמעת תרבות גבוהה של ביצועים או הטמעת תרבות איכות .
הכנת התכנית האסטרטגית והטקטית
התכנית האסטרטגית תוכן כמקובל בארגון. (ראו את ההצעה של התוכנית בת שבעה שלבים)
הציר האסטרטגי –הנהלת הארגון ובעיקר הבעלים או המנכ"ל, צריכים להחליט מה מקומה של גישת הניהול הממוקדת אנשים בתפיסה הניהולית שלהם. מה העדיפות שהם נותנים לה, וכיצד הם מעבירים לארגון מסרים משמעותיים בנושא?. אח"כ, להחליט כיצד הם ישלבו את העקרונות , הערכים וההתנהגויות ,הנגזרות מעולמות התוכן של מחוברות עובדים של הארגון בחזון , במשימה , בייעוד , בתוכניות האסטרטגיות ובתוכניות העבודה ,כולל מדדים הקיימים בארגון .
פיתוח תקשורת פנים ארגונית דו כיוונית יעילה ואפקטיבית . קיומה של תקשורת פנים בארגון הוא בסיס ליצירת המחוברות .
הדרכה למנהלים בכלל ,ובעיקר למנהלי ביניים בתחומים של; פיתוח כישורי מנהיגות , חשיבותה של מחוברות עובדים בפיתוח כישורי המנהיגות שלהם ובתרומתה לצמיחה ולרווחיות של הארגון ולפיתוח ההון האנושי ,הקניית כלים לחזוק המחוברות ובכלל זה כלים לפיתוח התקשורת האישית והקבוצתית .
יצירת חווית עובד לחיזוק המחוברות בכלים שונים, ובעיקר בשיפור שגרות העבודה ובדאגה לרווחה הפיזית והמנטלית של העובדים .
תוכנית בת שבעה שלבים לשיפור מחוברות עובדים בדגש על משאבי אנוש ,תוך יצירת חווית עובד :
1.אתרו והגדירו את נקודות החוזקה והתורפה להעלאת הרף של מחוברות עובדים ,תוך דגש על משאבי אנוש. אל תמהרו לבצע סקרים כמותיים . שלבו סקרים איכותניים והשתמשו בכלים ,כמו ראיונות אחד על אחד ,קבוצות מיקוד וסיעור מוחות.
נסו להבין את עמדות העובדים כלפי הנושאים החשובים באמת לשיפור המחוברות :
תרבות – האם קיימת הלימה בין ערכיהם האישיים לבין ערכי הארגון? האם הארגון נתפש כהוגן ואתי? האם העובדים רואים את הקו הישיר המחבר בין הערכים להתנהגויות בארגון ? האם קיימת תרבות של ארגון לומד? האם מחוברות עובדים מוטמעת בכלים האסטרטגיים השונים של הארגון ?
אמון-האם העובדים סומכים על המנהלים שלהם ומאמינים להם?האם הם מביעים את דעתם ללא מורא?האם הארגון מטפח סביבת עבודה בטוחה פסיכולוגית? .
מוטיבציה – האם העובדים מבינים את מה שמוטל עליהם לעשות? האם מנהליהם הישירים נותנים להם משוב מקצועי ואישי בזמן? האם מוקירים אותם? האם הם מרוצים מעבודתם ומהארגון? האם יש להם המשאבים הפיזיים והמנטליים לבצע את העבודה? האם הם מרגישים מועצמים?
תקשורת -רמת התקשורת הדו כיוונית ובעיקר ,האם לעובדים יש כלים לתקשר עם מנהליהם? האם התוכן והמסרים המגיעים מההנהלה ברורים ?האם הם מודעים ומבינים את החזון ,המשימה והערכים של הארגון , את תוכניות העבודה של הארגון ותוכניות העבודה שלהם ? האם הם מבינים את משמעות העבודה שלהם ואת השפעתה על הארגון, על הלקוחות ועל החברה בה הם חיים ?
חווית עובד – האם הממשקים עם העובד במסע של העובד נתפשים כחווייתיים והאם העובד מרוצה מהם ?( בדקו שביעות רצון נקודתית ולא כללית )
2.נתחו את הממצאים עם צוות השיפור שהקמתם לצורך ביצוע התוכנית ,הגדירו את היעדים לשיפור ,את המשאבים הנדרשים ,והקימו תשתיות ארגוניות ותקשורתיות לביצוע התוכנית .
3.הכינו תוכנית עבודה פשוטה ,השמה דגש על השגת יעדים ב-3 טווחים ; טווח מידי של כ-3 חודשים , טווח בינוני של שנה וטווח ארוך של שנה ויותר . אל תצפו לשינויים בהתנהגות בטווח הקצר . חשבו על השגת הישגים מידיים ,שיתנו לכם רוח גבית מהעובדים וההנהלה . הגדירו את המשימות ,על פי קהלי היעד ואת האחריות הניהולית של כל דרג לבצע את התוכנית . אשרו את התוכנית בישיבת הנהלה.
4.גייסו את המנהלים , את המנכ"ל וההנהלה הבכירה ,ואח"כ את מנהלי הביניים ,לביצוע התוכנית ,והדריכו אותם כיצד לבצע . ספקו להם משאבי הדרכה ותמיכה אישית לביצוע . זכרו שתוכנית מעין זו דורשת ממנהלים לבצע הטמרה אישית ,שלא תמיד קל להם לבצע ,מה גם שלא כל המנהלים מעוניינים לעבור תהליך שינוי , בעיקר אם הוא לא נתפש בעיני המנכ"ל כחלק מהצלחתם האישית והצלחת הארגון .
5.קבעו מדדים להצלחה ובדקו האם היעדים הושגו
6.תקשרו לעובדים את התוכנית ואת מטרותיה וכיצד היא תביא לשיפור בביצועים וברווחה הפיסית והמנטלית שלהם. העובדים יתעניינו בשיפור שייווצר ,ולא יגלו עניין בהכרח בתהליך הניהולי שעובר הארגון. השתמשו בכלים שונים לתקשורת ,ובעיקר בתקשורת פנים אל פנים. קמפיין פנים ארגוני עשוי ,בתנאים מסוימים ,להעצים את חווית העובד .
7.בצעו את התוכנית תוך קביעות לוח זמנים ברור וריאלי
ביצוע התוכנית הוא השלב הראשון בתהליך שיפור מתמיד המחייב נחישות והתמדה. ההצלחה תלויה בכך שלא תרפו מהנושא ,גם אם תתקלו במכשולים מאתגרים . תוך כדי התהליך אתם עשויים לראות שיפורים משמעותיים במחוברות העובדים ובחוויית העובד שעשויים לתת לכם תמריצים להמשך תהליך השיפור
העקרונות, ההטמעה ,האינטגרציה וסקרים
האחריות לביצוע התוכנית תוטל על כלל דרגי הניהול הרלוונטיים. חשוב לשתף את מנהלי היחידות ודרגי מנהלי הביניים על ידי הקמת צוותים רב תחומיים.
האחריות לביצוע התוכנית תוטל על כלל דרגי הניהול הרלוונטיים. חשוב לשתף את מנהלי היחידות ודרגי מנהלי הביניים על ידי הקמת צוותים רב תחומיים.
- כל תהליכי המחוברות יהיו מוכווני אנשים. לכן רצוי לערב את יחידת משאבי אנוש בשני סוגי התהליכים; יחידת משאבי אנוש תוביל תהליכים אסטרטגיים ממוקדי משאבי אנוש , ואילו הסמנכ"ל הרלוונטי, כמו למשל סמנכ"ל האיכות ,יוביל תהליך לשיפור האיכות , כאשר יחידת משאבי אנוש תומכת בביצוע התהליך .העובדים ישותפו בתהליכי השיפור, הן בגיבוש תוכניות יחידתיות והן במתן הצעות לשיפור. יש לתקשר לעובדים את תוצאות הסקרים, את עיקרי תוכנית העבודה לשיפור.
- לחזק את המעטפת הפסיכולוגית היוצרת סביבת עבודה בטוחה.
- ההנהלה הבכירה תוביל את התהליכים ברמת העל ותעניק להם רוח גבית.
- ההנהלה הבכירה תשלב בתוכנית העבודה השוטפת את תהליכי השיפור, את התוכניות למחוברות עובדים ותקצה משאבים ליישום.
- מנהלי הביניים הם החולייה החשובה בהטמעת תהליכי השיפור.לכן חשוב לחברם לתהליך השיפור תוך הקצאת משאבי הדרכה ואימון
- העבודה בצוותים היא המפתח להצלחת תהליכי השיפור. לכן יוקמו צוותי חשיבה וביצוע: בדרג ההנהלה הבכירה יוקם צוות אסטרטגיה וביתר הדרגים יוקמו צוותים תפעוליים. כן יוקמו צוותים לפתרון בעיות, בעיקר בדרגי מנהלי הביניים .תהליך זה יקנה למנהלי הביניים עצמאות לפתור בעיות ולאימוצן בהתאם.
ההטמעה
הטמעת תרבות של מחוברות עובדים היא פונקציה של יצירת שגרה ניהולית שבה כל תוכנית ארגונית ועסקית המתבצעת בארגון תלווה בתוכנית לחיבור עובדים לתוכניות אלה. הערכים, המדיניות והשגרות לחיבור עובדים יוטמעו באופן שוטף באמצעות תוכניות אלה. כל תוכנית למחוברות עובדים תשים דגש על ההתנהגויות והערכים הנדרשים לביצועה.
חשיבות רבה תינתן להנחת תשתית אסטרטגית לתקשורת פנים ארגונית, שעל בסיסה תתבצע התוכנית כולה, בשלושה צירי פעילות:
- תקשורת – השקת התהליכים תלווה בתוכנית השקה לדרגים השונים ,בתקשורת מחברת לעובדים והעברת מסרים על חשיבות התהליך לעובד, ליחידה הארגונית ולארגון
- ייעוץ ארגוני והדרכה
- יצירת חוויית עובד
האינטגרציה
הנהלת הארגון תקבל החלטות כיצד לשלב את הערכים, העקרונות והנורמות הנדרשות לשיפור בכלים הניהוליים בארגון: תוכניות אסטרטגיות, תוכניות משאבי אנוש (פיתוח ארגוני, קליטה, רווחה), הקצאת המשאבים, תוכניות המעקב, מדדים להצלחה וחיבור למדדים ארגוניים או למדדים תפעוליים.
סקרים
אתם תדרשו לסקרים כמותיים ואיכותניים בשלבים השונים של התוכנית.
סקרים כמותיים – תינתן עדיפות לביצוע סקרים קצרים ותקופתיים שיאפשרו בדיקה מהירה ודיווח מהיר – כמו סקרי דופק או שביעות רצון. מומלץ לבצע סקרי מחוברות אחת לשנתיים.
סקרים איכותניים –קבוצות מיקוד, סיעור מוחות, שיחות אחד על אחד, התבוננות, ניתוח של שפת התקשורת בארגון [שימוש בעגה (ז’רגון) במילים, סרטים פנימיים, ניתוח סביבת העבודה בחדרי אוכל, בקפיטריה בהסעות, בסביבת המשרדים ובמפעל.
הכינו תוכנית שיפור על בסיס הסקרים ותקשרו את תוצאותיהם לעובדים בעיקר במפגשי מנהלים-עובדים, קרוב ככל האפשר לסיום הסקר. אל תרבו במספרים ובגרפים והודו לעובדים על השתתפותם ותרומתם.
מעקב ובקרה
- קבעו מדיניות למעקב ובקרה
- חברו את תוצאות תהליכי השיפור למדדים קיימים או חדשים
- בצעו סקרים כמותיים ואיכותניים
אחת לשנה תציג כל יחידה ארגונית דו"ח מסכם על תוצאות השיפור שאותו תתקשר לעובדים.
תהליך של שיפור מתמיד
- המשיכו בתהליך השיפור, חדשו והתאימו אותו לצרכים העסקיים והארגוניים ולמציאות המשתנה. היו גמישים וקשובים
- תעדו הצלחות ותקשרו.
- אבחנו יחידים או צוותים שהביאו להצלחה והפכו אותם לשגרירי התהליך.
- אמצו גישה של "ארגון לומד".
מה נדרש
מהמנהלים?
מה נדרש מהמנהלים?
- להתייחס אל העובדים כאנשים, כל אחד וייחודיותו.
- להתייחס אל מחוברות עובדים כאל נושא מרכזי בבניית התשתית לתרבות ארגונית מוכוונת אנשים.
- להטמיע את התפיסה הערכית מוכוונת אנשים בכלים ובערוצים האסטרטגיים והטקטיים של הארגון.
- ליצור איזון בתרבות הארגונית, בין תרבות מוכוונת יעדים עסקיים לבין תרבות מוכוונת אנשים. להתמקד באימוץ גישות ניהוליות אתיות ומעצימות.
- להחליף את הגישה הממוקדת בחולשות, בגישת העצמה, המתמקדת בטיפוח חוזקות העובדים ובמחוברות שלהם לתפקיד ולארגון.
- להבין את שלושת הכוחות המשפיעים ביותר על יצירת המחוברות: תרבות ארגונית, מוטיבציה ואמון. לפעול בהתאם לערכים ולהתנהגויות הנגזרות מהן. לא להתמקד רק בגורם אחד, ולא להחליף בין כוחות אלה לבין הטקטיקות לחיזוק מחוברות.
- לזהות את ההתנהגויות הארגוניות המשותפות לכלל העובדים, המחזקות את המחוברות ולהטמיע אותן בקרב כל העובדים.
- לזהות את מקרי הבוחן המוצלחים של מחוברות עובדים ואת המובילים של מקרים אלה, ולהפוך אותם לשגרירים לשינוי.
- לאמץ את הגישה ההתנהגותית.
